Comunicarea personala si telefonica au facut un mare pas in spate datorita folosirii emailului pentru transmiterea de informatii de o mai mica sau mai mare importanta. In ziua de astazi, emailurile business au devenit o simpla rutina in programul de lucru. Scrierea lor nu este una dificila, insa este foarte important sa fie cunoscute cateva reguli de eticheta in redactarea lor, pentru a nu lasa loc de interpretari si neintelegeri si pentru ca informatia ce se doreste transmisa sa ajunga la destinatar exact in forma dorita.
Reguli de urmat
Subiectul – trebuie sa fie plin de inteles si relevant pentru continutul e-mail-ului. Trebuie sa reflecte destinatarului exact ceea ce se doreste a fi transmis. Nu este recomandata utilizarea cuvintelor precum urgent/important in subiect sau chiar in corpul e-mail-ului, decat daca intr-adevar informatia este una de o asa natura.
Precizie – inainte de redactare trebuie sa avem in vedere motivul pentru care se trimite, punctele pe care trebuie sa le acopere si trebuie conceput un mesaj cat mai concis, care sa sintetizeze exact ceea ce este de transmis.
Propozitii lungi – cu siguranta de evitat, intrucat nimanui nu ii place sa citeasca un text foarte amplu si complicat.
Limbaj – pe langa coerenta, mai trebuiesc respectate si punctuatia, gramatica si sintaxa. Utilizarea gresita a oricareia dintre ele afecteaza mesajul ce ajunge la destinatar si lasa de asemenea si o impresie negativa.
Abrevieri si emoticoane – de evitat in emailurile business. Patrati-le pentru emailuri personale, sau pentru o comunicare mai putin formala.
Semnatura – cu siguranta trebuie sa existe la emailurile business, vor fi incluse aici numele companiei si a reprezentantului, date de contact si chiar un logo, insa trebuie pastrata si aici o anumita cantitate. Semnaturile prea lungi pot fi uneori mai mari decat mesajele succinte de confirmare.
O ultima regula inainte de a apasa butonul „Send” ar fi recitirea integrala a mesajului. Astfel te vei asigura inca o data ca intreg textul a fost redactat corect si ca au fost urmate toate regulile anterioare.